Riunione Aziendale: come renderla utile e produttiva.

“Questa settimana fissiamo una riunione di settore con i collaboratori del team per fare il punto della situazione”. Ecco un esempio di frase che mi mette molto a disagio. Ma dico, abbiamo davvero bisogno dell’ennesima riunione aziendale inutile e improduttiva? Se lavorate per un buon Team Building o siete a contatto con altre persone è molto probabile che di tanto in tanto vi ritroviate invischiati nella terrificante “riunione di lavoro” fissata da qualche impavido collega o direttamente dal capo. In questi momenti di confronto la maggior parte delle volte si finisce per accavallarsi senza rispettare un ordine preciso, e ritrovandosi a parlare dei soliti problemi sentiti e risentiti o delle relative soluzioni (anche queste sentite e risentite).

Riunione Aziendale improduttiva

“Che ne dite se ritornassimo semplicemente a lavorare?”

Chiunque abbia vissuto l’inferno di una disorganizzata riunione aziendale sa che questa può essere il principale motivo di improduttività in un’azienda, costringendo i partecipanti a togliere tempo prezioso alle loro rispettive mansioni.

In Outliers cerchiamo sempre strategie efficienti e soluzioni pratiche per elevare le performance aziendali. Oggi in questo nuovo articolo del Blog vi proponiamo alcune strategie per migliorare la produttività di una Riunione Aziendale. Si tratta di Best practice che, se correttamente utilizzate, daranno subito una direzione diversa al meeting fissato.

Definisci l’obiettivo della Riunione Aziendale

Il primo punto per rendere produttiva una riunione di lavoro è domandarsi: è strettamente necessaria? Se la risposte è “forse” annullatela. Se la risposta è sì, domandatevi ancora:
– qual è l’obiettivo della riunione?
-Che cosa vogliamo ottenere da questa riunione?

Una riunione di lavoro senza obiettivi definiti è solo una chiacchierata improduttiva

La prima strategia per rendere produttiva una riunione aziendale è stabilirne l’obiettivo. E’ altresì importante diffondere quest’obiettivo a tutti i partecipanti in modo che possa fungere da bussola per orientare la discussione. Sapere in anticipo cosa si vuole ottenere da una Riunione di lavoro permetterà a fine meeting di ottenerlo (o almeno di aver fatto passi in avanti verso l’obiettivo).

In concreto: prima di iniziare una riunione fissate bene l’obiettivo e condividetelo con i partecipanti.

Telefoni in modalità Aereo

Cellulare riunioni di lavoroOk, molti protesteranno su questo punto, ma quanto tempo perdiamo per colpa del cellulare che non finisce mai di squillare? Se volete massimizzare l’efficienza e la produttività di un meeting fate spegnere i cellulare per l’intera durata della riunione. Non c’è cosa peggiore delle continue interruzioni dovute a persone che si alzano a rispondere. Scegliere di fare una riunione aziendale significa essere completamente coinvolti in tale attività, tagliando via le distrazioni.
Non potete spegnere il cellulare? Benissimo, tenetelo fuori dalla stanza dove si svolge l’incontro (e poi diciamocelo, qualche minuto senza cellulare non potrà che farvi bene).

In concreto: non iniziate un meeting aziendale senza aver prima disabilitato i telefoni cellulari.

Non superare 1 ora

La mente umana non è una macchina, perché dunque costringerla a interminabili riunioni di oltre 3 ore? Per massimizzare l’efficienza di una riunione stabilite tempi di 1 ora. In caso di necessità maggiori concordate una pausa tra i partecipanti e poi riprendete. Prolungare il confronto oltre i 60 minuti non farà altro che danneggiare l’attenzione e le capacità creative dei presenti.

In concreto: fissa riunioni brevi, focalizzate che non superino i 50 minuti.

Dividi in 3 punti l’ordine del giorno

In Outliers adoriamo il principio “less is more”. Quando in una riunione di lavoro si inseriscono troppi argomenti si finisce per aprire infinite discussioni e si disperde la produttività. Per facilitare le cose a tutti e garantirvi un ottimo meeting di lavoro definiti i 3 argomenti più importanti, quelli che hanno davvero necessità di essere trattati. Ancora una volta per ogni argomento stabilite con chiarezza quale obiettivo intendete raggiungere e condividetelo con i partecipanti.
“In questa riunione oggi parleremo di:
– obiettivo 1
– obiettivo 2
– obiettivo 3”
Essere focalizzati su 3 punti chiave vi darà modo di limitare la dispersione di energie. Se ci fossero altri argomenti in sospeso fissate un nuovo meeting, senza mai allargare l’o.d.g.

In concreto: fissate 3 punti fondamentali nell’ordine del giorno e limitatevi a quelli.

Stabilite a fine riunione di lavoro chi fa cosa quando

Strategie per riunioni efficaciUna riunione aziendale con obiettivi definiti può dirsi produttiva se alla sua conclusione tutti i partecipanti hanno chiaro chi farà cosa e in che termini temporali. Questo principio valido anche nel Coaching è fondamentale per avanzare in quelli che erano stati definiti come obiettivi iniziali. Prendere un impegno concreto da portare avanti fino al prossimo meeting è il passo fondamentale per rivoluzionare le improduttive riunioni aziendali.
Altro punto fondamentale è la verifica delle attività pianificate. Se tutti si sono assunti la responsabilità di portare avanti delle azioni è necessario che qualcuno si impegni a verificare il corretto avanzamento dei lavori.

In concreto: chiudete la riunione stabilendo chi farà le differenti attività ed entro quale data.

Altri piccoli suggerimenti per migliorare la produttività di una riunione di lavoro:
– Mettete a disposizione dell’acqua per i partecipanti
– Garantite connessioni stabili in caso di riunioni telematiche
– Controllate la temperatura della stanza e assicurate ricambi d’aria
– Mentre la riunione avanza prendete appunti sulle attività stabilite e inviate un verbale via mail
– Verificate durante la riunione l’allineamento con gli obiettivi stabiliti
– Chiedete a tutti di contribuire offrendo idee e punti di vista differenti
– Celebrate il raggiungimento degli obiettivi del gruppo nel modo opportuno (noi adoriamo i pasticcini)

Conclusioni

Un team che funziona ha a cuore lo svolgimento delle proprie riunioni. Tra le migliori strategie per rendere produttivo un meeting di lavoro vi ho consigliato di:

  1. Definire obiettivi specifici
  2. Disattivare i telefoni cellulari
  3. Limitare a 1 ora di tempo le riunioni
  4. Stabilire massimo 3 temi principali
  5. Concludere la riunione chiedendosi “Chi farà cosa quando?”

E voi come fate per migliorare la produttività delle vostre riunioni di lavoro? Fatecelo sapere nei commenti!